Un’agenzia eventi è una realtà specializzata in tutte le mansioni che sono normalmente necessarie quando arriva il momento di pianificare una festa, un convegno, una fiera o una manifestazione.

Al tempo stesso l’agenzia eventi è specializzata nell’organizzazione di feste private come lauree, matrimoni o compleanni particolari e, quindi, si occupa di tutto ciò che è necessario quando un soggetto o un’organizzazione pianificano una qualunque forma di aggregazione pubblica o privata.

Chi lavora nell’agenzia eventi?

L’agenzia eventi è composta da un team di professionisti che lavorano in modo integrato per offrire ai propri clienti tutto ciò che serve per la pianificazione di tutte queste occasioni speciali o particolari ed è il punto di riferimento per aziende, imprese, organizzazioni ma anche privati. Vediamo in che modo opera e quali sono le figure professionali che gravitano attorno a queste richiestissime agenzie.

Ogni evento richiede tantissime attenzioni molto tempo prima della fatidica data. Basti pensare che la pianificazione di un matrimonio, in media richiede dai sei ai nove mesi di lavoro per far si che tutto vada liscio. Per questo le persone si affidano agli esperti di pianificazione eventi che oggi sono noti anche con il nome di event planner.

Cosa fanno questi professionisti?

Come lavorano? Innanzitutto ascolteranno durante un incontro conoscitivo quali sono le esigenze, le aspettative e i desideri del cliente. Lo faranno ponendo alcune domande cruciali per capire qual è il budget disponibile da investire, quali sono gli obiettivi da raggiungere e qual è il tempo a disposizione.

Inoltre il colloquio conoscitivo serve all’agenzia per capire se ci sono stati altri eventi in passato, quali servizi e professionisti dovranno essere coinvolti e quali sono i fornitori già contattati in passato. Infine sarà finalizzato a valutare tutte le questioni logistiche e organizzative tali per cui l’agenzia eventi potrà produrre un piano di lavoro ed un preventivo per il cliente.

Dall’accettazione del preventivo allo svolgimento dell’incarico

A questo punto se il preventivo verrà accettato l’agenzia si metterà subito in moto per selezionare le risorse interne da coinvolgere nel progetto e fissare una riunione durante la quale verranno suddivise mansioni e scadenze.

Ci saranno gli esperti di comunicazione e marketing che si preoccuperanno di creare tutti i materiali per l’evento sia digitali che cartacei assieme agli esperti che creeranno i contenuti e valuteranno le strategie per promuovere l’evento.

Al loro fianco i planner si metteranno in moto per contattare fornitori e location per iniziare a sviluppare la forma che prenderà l’evento fissando date, scadenze ed un calendario di mansioni da rispettare fino al giorno fatidico in cui questo è stato fissato.

Fino al giorno dell’evento…

Il tutto avverrà attraverso incontri periodici anche ravvicinati con il cliente che verrà informato dello stato d’avanzamento dei lavori e coinvolto qualora ci fossero da prendere decisioni importanti. Il lavoro dell’agenzia eventi non si conclude il giorno stesso dell’evento organizzato ma proseguirà al suo termine per raccogliere feedback e capire cosa sia effettivamente andato bene e, cosa, invece, poteva essere pianificato meglio.

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