Oggi vedremo come organizzare la scrivania in ufficio in modo intelligente e perché farlo può aiutarti ad aumentare la produttività dei tuoi dipendenti.

Sicuramente avrai già intuito che una scrivania disordinata può incidere in maniera negativa sia sull’umore che sull’efficienza dei tuoi collaboratori.

Pensa a tutte le volte in cui si sono ritrovati a perdere tempo perché non trovavano un evidenziatore o una penna, nascosti sotto i documenti che affollavano il piano di lavoro. Si tratta di una distrazione dal lavoro che può finire anche per coinvolgere i colleghi.

Oltre a questo, immagina la differenza tra l’iniziare un pesante lunedì mattina in uno spazio ordinato oppure in un ambiente caotico.

Ecco perché è importante per te invitare i tuoi dipendenti ad organizzare la loro scrivania ed aiutarli in questo compito.

Esistono anche dei set da scrivania pensati proprio per questo; così potrai mettere a disposizione dei tuoi collaboratori lo stretto necessario per organizzare il desk in ufficio e tenerlo sempre in ordine.

Ad esempio, sono disponibili sul sito Camaloon.it tanti gadget per la scrivania che puoi far brandizzare con il nome dell’azienda. In questo modo non solo aiuterai i tuoi dipendenti ad organizzare lo spazio di lavoro, ma rafforzerai allo stesso tempo il loro senso di appartenenza al team.

Come organizzare la scrivania in ufficio in modo intelligente in 5 step

1.    Valuta cosa tenere e cosa buttare

Prima di mettere in ordine la scrivania, devi capire cosa è necessario tenere a portata di mano e cosa può essere spostato.

Sul piano di lavoro è bene tenere solo gli elementi più utilizzati quotidianamente: gli articoli di cancelleria come la penna e il blocco per gli appunti, l’agenda e una pen drive per i documenti digitali.

Tutti i documenti cartacei non indispensabili andrebbero rimossi dalla scrivania ed organizzati in archivi separati. Le collezioni di biglietti da visita mai utilizzati andrebbero aggiornate periodicamente e magari possono trovare spazio in un ambiente secondario come un cassetto.

Va bene utilizzare elementi personali come una piantina, una foto o un quadro con una frase motivazionale, ma è meglio ridurli al minimo.

2.    Stabilisci quale posizione occuperà ogni elemento

Inizia a posizionare il pc e considera uno spazio libero per poter appoggiare comodamente le braccia e per il mouse.

Per il resto dello spazio si possono posizionare gli elementi fondamentali sul piano di lavoro e riporre i gadget secondari in un cassetto. Anche qui è bene tenere tutti gli elementi in ordine attraverso dei separatori, in modo da poter subito individuare quello di cui si ha bisogno.

Una volta stabilita la posizione di ogni elemento sia sulla scrivania che nei cassetti, bisogna riporre ogni elemento al posto giusto dopo averlo utilizzato; altrimenti nel giro di qualche settimana la situazione tornerà ad essere esattamente quella iniziale.

3.    Archivia i documenti

Tutti i documenti non indispensabili vanno immediatamente archiviati in armadi separati o nelle cassette porta-corrispondenza.

Questo impedisce l’accumulo di oggetti sul piano di lavoro e il disordine che ne consegue.

D’altronde è impossibile che i dipendenti lavorino simultaneamente a più cartelle; pertanto gli basterà suddividere i documenti in base a quelli conclusi da archiviare e quelli ancora aperti che possono tenere a portata di mano.

4.    Ordina i fili elettrici

Un altro elemento che spesso contribuisce a dare un aspetto disorganizzato alle scrivanie sono i cavi elettrici.

E no, non basta nasconderli dietro al pc per farli sparire!

Meglio optare per soluzioni idonee come le canaline o i box da posizionare sotto la scrivania.

Si tratta di elementi semplici ed economici che però possono fare una grande differenza in termini visivi.

5.    Prenditi cura dello spazio circostante

Organizza anche lo spazio intorno alla scrivania in maniera funzionale.

Piazza un cestino sotto o accanto il piano di lavoro, in modo da rendere semplice gettare i documenti non necessari ed evitare gli accumuli.

Se hai lo spazio, aggiungi librerie in cui i tuoi dipendenti possono posizionare i raccoglitori e gli altri elementi che non trovano più spazio sul desk.

Conclusioni

Avere una scrivania organizzata non è complicato, basta solo stabilire dei criteri per posizionare i vari elementi e mantenere quell’ordine ogni giorno.

Se gestisci un team di collaboratori, è importante far capire loro ciò che comporta un ambiente ordinato e come questo può incidere positivamente sulla loro produttività.

Nell’articolo di oggi ti abbiamo dato tutti gli strumenti per aiutarli a raggiungere questo obiettivo fondamentale. Non ti resta che applicare i nostri suggerimenti e ritrovare la serenità grazie ad un ambiente di lavoro pulito e organizzato.