VITERBO – “Protocollo ed archiviazione digitale: vantaggi per enti pubblici e privati, trasparenza ed accessibilità totale”: è stato il tema del Convegno che si è svolto venerdì 20 novembre 2015 nella “Sale delle biblioteche” del Centro di documentazione della Diocesi di Viterbo, a Palazzo papale.

 

Sotto la guida e la moderazione del direttore del Cedido: Prof. Luciano Osbat, i lavori hanno visto le introduzioni dell’Onorevole Oreste Pastorelli, membro della Commissione ambiente–territorio-lavori pubblici della Camera e del Prof. Alessandro Ruggieri Rettore dell’Università della Tuscia.

 

Il primo ha introdotto con competenza e dettaglio il riferimento alla normativa vigente in materia di amministrazione digitale e alle modifiche che, in questi ultimi mesi, sono venute incrementando un quadro normativo ormai completo e dettagliato che porterà gli enti pubblici e privati, ma anche i singoli cittadini ad un utilizzo quasi completo del supporto digitale per la produzione e la conservazione di tutti quei documenti che nascono in formato digitale. L’impegno dell’Onorevole Pastorelli nella Commissione ambiente-territorio-lavori pubblici della Camera ha reso inevitabile il riferimento al risparmio che l’adozione del digitale porterà al nostro paese in vista di una riduzione degli spazi necessari per la conservazione di voluminosi depositi di documenti cartacei, che costringono le amministrazioni ad investire fondi per l’energia elettrica, il riscaldamento, e che producono serie conseguenze sull’inquinamento atmosferico.

 

Il Prof. Alessandro Ruggieri ha fatto riferimento all’interesse che l’Università di Viterbo dedica al tema della digitalizzazione nel quadro del funzionamento dell’Università, sia per quanto riguarda la didattica, sia per le funzioni amministrative e per la ricerca. Ha sottolineato l’importanza delle iniziative che nascono nel territorio ai fini della conservazione della documentazione digitale, che contribuiranno in maniera significativa a far entrare a pieno titolo il territorio della provincia di Viterbo nell’era della digitalizzazione. Infine ha segnalato, anche all’attenzione dell’Onorevole Pastorelli, l’importanza che il Governo proceda nel completamento delle reti superveloci della comunicazione digitale, anche per la città di Viterbo e per il territorio circostante.

 

E’ seguita poi la relazione del Dr. Federico Tedeschi Porceddu, presidente dei Notai del Distretto Viterbo-Rieti e del Collegio del Notai del Lazio (I documenti digitali e i cambiamenti nel lavoro delle professioni) che ha parlato di come sia venuta trasformandosi la professione del Notaio, a somiglianza di quanto avviene nelle altre professioni, dopo l’introduzione del digitale; sia in termini di riduzione dello spazio finora destinato al materiale cartaceo, sia in relazione alla velocizzazione delle operazioni di recupero delle informazioni.

 

Il Prof. Luciano Osbat nella sua relazione sugli archivi delle amministrazioni pubbliche alla vigilia della rivoluzione digitale, ha ricordato come già l’ordinamento di un archivio cartaceo ponesse un diretto riferimento con il problema della organizzazione degli uffici che quelle carte avevano prodotto. Questo problema ora diventerà cruciale nel momento del passaggio alla smaterializzazione del lavoro d’ufficio che comporterà anche un pieno controllo dei responsabili di settore su ogni momento di sviluppo del “fascicolo digitale” e quindi una nuova organizzazione interna degli uffici.

 

La D.ssa Elisa Angelone si è occupata della produzione e la conservazione dei documenti digitali e, con una serie di slides, ha ripercorso il cammino che il legislatore, nel nostro paese, ha fatto per arrivare agli ultimi provvedimenti che impongono a tutte le amministrazioni pubbliche dapprima l’adozione del protocollo informatico e successivamente dell’attivazione della produzione digitale di tutti i documenti e della loro adeguata conservazione. Ha illustrato le disposizioni più recenti che riguardano proprio il settore della conservazione e i problemi che si collegano a tale fase della storia del documento digitale.

 

Ing. Mario Schiano ha illustrato I servizi di Digitaly per la conservazione dei documenti digitali, presentando il software realizzato a tale scopo, le funzionalità che offre, le caratteristiche che lo contraddistinguono, evidenziando in particolare la semplicità del sistema per l’inserimento dei documenti, la creazione dei fascicoli e la compilazione del protocollo elettronico. Attività che permettono al produttore stesso di organizzare il proprio archivio digitale e di gestire i propri documenti.

 

Il Convegno è stata l’occasione per analizzare nel dettaglio i problemi che le imprese pubbliche e quelle private dovranno affrontare nei prossimi mesi quando, dopo l’introduzione obbligatoria del protocollo informatico, si marcerà velocemente verso la dematerializzazione dei documenti cartacei e la produzione e la conservazione dei documenti in formato digitale. Digitaly srl, è una Start up che ha sede a Civita Castellana e che ha in corso di completamento la pratica di accreditamento all’AGID (Agenzia per l’Italia digitale, dipendente dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri), che le consentirà di operare per la conservazione della documentazione in formato digitale sia per le imprese private che per le amministrazioni pubbliche. Sono stati presenti al Convegno numerosi responsabili informatici e archivistici delle amministrazioni comunali oltre che studiosi ed esperti dei processi di informatizzazione della documentazione cartacea. Un prossimo appuntamento è stato fissato per il 3 dicembre a Rieti, nella Sala consiliare della Provincia, alle ore 10.

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