Gli eventi aziendali in presenza rimangono, anche nell’era del digitale, un elemento fondamentale per quanto riguarda l’immagine di un’azienda e la valorizzazione delle relazioni umane e professionali all’interno della stessa. Nel panorama del marketing moderno, non si può sottovalutare la rilevanza strategica degli eventi aziendali che, quando organizzati e gestiti al meglio, possono offrire alle aziende un vantaggio competitivo non da poco. In che modo? In questo articolo si approfondisce il tema a partire dai vantaggi degli eventi aziendali, per arrivare al processo di organizzazione, con una serie di utili suggerimenti per creare un evento di successo.
Quali sono i benefici degli eventi aziendali
Un evento aziendale permette di consolidare relazioni, scambiare idee e accrescere la popolarità del marchio, coinvolgendo tutti gli stakeholders. In realtà, un evento aziendale può comprendere molte cose diverse: ci sono quelli più tradizionali, come riunioni e presentazioni di prodotti, ma anche eventi in grande che comprendono comunicazione e intrattenimento.
I vantaggi principali sono riassumibili in tre punti: rafforzamento del marchio, ampliamento del mercato, affermazione dell’azienda nel settore di riferimento.
Rafforzamento del marchio
Un evento aziendale può coinvolgere direttamente i clienti, costituendo un’occasione preziosa per incrementare la fiducia verso il marchio. La connessione fra brand e clienti è fondamentale per trasmettere all’esterno i valori dell’azienda in modo tangibile e coinvolgente, cosa importante per favorire lo sviluppo di un legame emotivo con il marchio da parte dei clienti. Senza contare che le esperienze positive negli eventi aziendali si traducono spesso in un passaparola proficuo: i partecipanti condividono l’esperienza con amici e familiari, alimentando un effetto a catena potente sotto il profilo della reputazione del marchio.
Ampliamento del mercato
Un evento in presenza consente alle aziende di eseguire un’analisi del mercato in tempo reale. L’osservazione delle reazioni dei partecipanti rispetto all’evento, così come la loro interazione con i prodotti o servizi offerti, è la chiave per avere un feedback istantaneo sul proprio operato. Ciò rappresenta una straordinaria opportunità, perché è qualcosa di molto più approfondito rispetto alle tradizionali ricerche di mercato; si può così modificare la propria strategia di marketing in base a quanto emerge nel corso dell’evento.
Affermazione dell’azienda nel settore
Ultimo ma non per importanza, l’evento aziendale permette alle aziende di affermarsi come leader nel settore. Seminari, convegni e presentazioni sono utili per dimostrare la competenza dell’azienda nel settore di riferimento, andando a ritagliarsi un posizionamento nel panorama d’interesse in quanto esperti, in modo da presentarsi come autorità affidabile agli occhi del pubblico.
Il processo di organizzazione
L’organizzazione di un evento aziendale ha una complessità non da poco, che richiede un’attenta fase di pianificazione e valutazione. Le variabili da tenere in considerazione sono tante: comunicazione dell’evento, budget, location, gestione degli imprevisti… Consideriamo le più rilevanti.
Obiettivi dell’evento
Uno dei primi passaggi da fare è definire il concept dell’evento, ossia il messaggio che si vuole trasmettere con l’evento aziendale. La scelta deve puntare alla valorizzazione del brand, con tutte le caratteristiche significative che lo distinguono dai competitor. Colori, forme, tutto deve essere coerente con l’immagine di sé che il brand intende comunicare. Si tratta di un processo che richiede una certa creatività, motivo per il quale stanno fiorendo agenzie di comunicazione per eventi a Roma e in Italia che propongono ai propri clienti soluzioni personalizzate a seconda delle esigenze.
Location
La location è il cuore dell’evento, la prima cosa che i partecipanti noteranno. Il luogo deve essere accogliente, facilmente raggiungibile, spazioso se necessario ma nemmeno troppo dispersivo; la location deve distinguersi fra le tante per realizzare al meglio il quadro della storia che l’azienda intende raccontare. Da non dimenticare le questioni dell’accessibilità e sostenibilità: soprattutto in grandi città come Roma e Milano, è fondamentale che il luogo dell’evento sia ben collegato con i mezzi e facilmente raggiungibile. Chiaramente è importante anche la gestione degli spazi, in modo da definire eventuali zone (accoglienza, parte formativa, zona del catering ecc.). Location e posizione sono aspetti decisivi per la buona riuscita dell’evento aziendale.
Intrattenimento
Al di là di tutta la parte formativa, un evento aziendale deve essere anche ben organizzato sotto il profilo dell’intrattenimento, fattore spesso non tenuto nella dovuta considerazione. Includere l’intrattenimento nell’organizzazione di un evento aziendale è importante per vari motivi:
- l’intrattenimento aiuterà i partecipanti a trovare occasioni di dialogo, conoscersi e scambiare contatti e considerazioni;
- l’intrattenimento va a stemperare il clima troppo formale;
- l’evento aziendale non viene più percepito come un obbligo, ma come un momento gradevole che diventa così un ottimo strumento di team building.